社宅管理代行とは?サービス・導入メリットを徹底解説!

社宅管理代行サービスとは、企業が行う社宅管理業務を外部の委託会社へとアウトソーシングすることができるサービスです。

ここでは、社宅管理代行サービスの概要や選び方まで詳しく説明していきます。

 

◇目次

・社宅管理代行サービスとは

・社宅管理代行サービスが行う業務

・社宅管理代行サービスのメリット

・社宅管理代行サービスのデメリット

・社宅管理代行サービスの選び方

・「teNta Ace(テンタエース)」について

・まとめ

 

1.社宅管理代行サービスとは?

社宅管理代行サービスとは、社宅管理に関わる業務を外部の委託会社へとアウトソーシングできるサービスです。

社宅管理は業務内容が幅広く、不動産会社との交渉も必要であるため高い専門性が求められます。また、人事・総務・経理(財務)の3部門が関わる業務であり、従業員の稼働量が大きくなる業務の1つです。

そのような背景から社宅管理業務のアウトソーシング需要が高まり、「社宅管理代行サービス」が誕生しました。現在では、国内賃貸物件の法人契約の内、約75%が外部の委託会社で管理されており、社宅管理代行サービスが主流となっています。

※労働政策研究・研修機構「企業における転勤の実態に関するヒアリング調査」

人事院「2017年民間企業の勤務条件制度等調査」及び、当社調べ「社宅代行会社管理戸数」より算出

 

■社宅管理代行サービスの特徴

社宅業務を外部へ委託することができる

従業員へ社宅を提供する際に発生する、物件の手配・契約・入退去管理などをはじめとした社宅管理業務を外部の委託会社へアウトソーシングすることができます。これにより、社宅管理業務担当者の稼働量や社宅管理に係るコストの削減に繋がります。

 

「事務代行方式」「転貸方式」の2つの方式がある

社宅管理代行サービスには主に「事務代行方式」と「転貸方式」の2つの方式があります。

「事務代行方式」では、契約手続きや賃料支払いなどの事務的な業務を委託することができますが、賃貸借契約の締結や、借主の負う義務については自社で取り扱うものになります。

「転貸方式」では、委託会社が借主となり社宅管理業務にあたるため、ほぼすべての業務を委託することができます。

 

従業員に対して幅広い物件の提供が可能

社宅管理に関わる専門知識・ネットワークを有している人材はそれほど多くありません。社宅管理代行サービスでは、専門家の知識やネットワークを活用することで、幅広い物件をより良い条件で従業員に提供することが可能です。

 

 

2.社宅管理代行サービスが行う業務

 

続いて、社宅管理代行サービスで行う主な業務について、「事務代行方式」「転貸方式」での違いについても触れながら詳しく見ていきましょう。

 

■物件の手配

企業やそこで働く従業員の要望をもとに物件情報を収集・提供するとともに、社宅への引っ越しの手配や見積もり、支払いなども代行することができます。また、物件の手配など、社宅を利用する従業員から社宅管理代行サービスへ直接申請することができます。

 

■契約・更新手続き

新規契約・契約更新時に、契約内容の確認や修正依頼、契約書への捺印等を代行することができます。

また、「転貸方式」では、これらに加えて契約・更新条件が適切な価格かを精査し、必要に応じて貸主(管理会社・家主)と交渉する業務まで代行することができます。

 

■支払業務

毎月の賃料、新規契約・更新・解約に伴い発生する費用の支払いの他、支払調書等の帳票の作成も代行することができます。また、支払調書の作成にあたって必要となる貸主のマイナンバーの収集・管理まで代行することができ、企業側で個人情報を管理することが不要になります。

 

■解約手続き

社宅を解約する際の貸主(管理会社・家主)への通知、解約書類の作成・提出、敷金の精算等を代行することができます。

また、「転貸方式」では、解約時の原状回復費用(修繕費用)が適切な価格かを精査し、必要に応じて貸主(管理会社・家主)と交渉する業務まで代行することができます。

 

■入居者・管理者対応

「転貸方式」では、社宅でのトラブルや問い合わせなど、社宅に入居した後の対応まで代行することが可能です。

 

 

3.社宅管理代行サービスのメリット

 

ここまで社宅管理代行サービスの内容について述べてきましたが、社宅管理代行サービスを利用することで企業にどのような恩恵が生まれるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

 

社宅管理担当者の稼働を削減できる

管理する社宅の数が多い場合、それらの管理や契約の更新など、社宅管理業務を担当する部門の稼働は膨大になってしまいます。それに伴い、本来取り組むべきであるコア業務に時間を割くことができなくなってしまいます。社宅管理代行サービスを利用することで、これらの煩雑な事務作業への稼働を大幅に削減し、本来のコア業務へ取り組むことができます。

また、「転貸方式」であれば、お客様の窓口は社宅管理代行サービス会社の1つのみとなるため、更なる稼働削減に繋がります。

 

出社を要する社宅管理業務からの解放

社宅管理代行サービスでは、賃貸借契約等の押印など、出社を必要とする業務についても代行することが可能です。そのため、社宅管理担当者の出社数の削減、リモートワークの推進に繋がります。

 

社宅に係る費用を削減できる

社宅管理代行サービスでは、知識やスキルを持った専門的な人材が業務にあたります。そのため、貸主(管理会社・家主)との賃料や敷金、修繕費等の交渉もスムーズに行うことができ、業務の稼働削減だけでなく、社宅に係るコストの削減も実現することができます。

 

従業員の満足度向上につながる

不動産賃貸に関する専門的な人材が専門知識・ネットワークを活用することで、従業員の要望に応じた物件を全国エリアで提供可能です。また、トラブル発生時の対応もスムーズに行うことができ、従業員の満足度向上にも繋がります。

 

個人情報(貸主のマイナンバー)の管理が不要となる

「事務代行方式」では、支払調書作成にあたって必要となる貸主のマイナンバーの収集・管理を代行することができます。

また、「転貸方式」においては社宅管理代行サービス会社が貸主と契約を行う仕組みであるため、お客様が貸主のマイナンバーを収集・管理する必要がありません。

そのため、社宅管理代行サービスを利用することでマイナンバー収集及びセキュリティ管理に割く稼働をなくすことが可能です。

 

 

4.社宅管理代行サービスのデメリット

 

社宅管理代行サービスには多くのメリットがありますが、もちろんデメリットも存在します。詳しく見ていきましょう。

個人(従業員)情報の漏洩リスクがある

社宅管理代行サービスを利用する際、委託会社へ企業や従業員に関する情報を預ける必要があります。そのため、委託会社のセキュリティ体制が整ってない場合、企業の情報が漏洩するリスクが大きくなってしまいます。

 

社宅管理代行費用がかかる

社宅管理代行サービスの利用に伴い、委託費用が発生します。そのため、社宅管理代行サービスの利用によって実現する業務削減効果と社宅管理代行サービスに係る費用のバランスが適切かどうかを吟味する必要があります。

 

 

5.社宅管理代行サービスの選び方

現在、社宅管理代行サービスを展開する会社は多く存在しており、サービスの内容も多岐にわたります。そこで、社宅管理代行サービスを選定するにあたって確認しておくべきポイントを紹介していきます。

 

委託することができる業務の範囲が適切か

前段でも述べたように、社宅管理代行サービスには「事務代行」「転貸方式」の2つの方式があり、それぞれ委託することができる業務内容の範囲や委託費用が異なります。それを踏まえて、どちらの方式が自社の求めるサービスにマッチしているのかを吟味し、選択することが必要です。

 

実績があるか

社宅管理業務は業務内容が幅広く、また、高い専門性も求められます。企業の業務削減効果を大きくするためにも、委託会社が取り扱うことのできる業務内容の豊富さ・実績は非常に重要であると言えるでしょう。また、トラブルが起きた際の迅速な対応など、アフターフォローの手厚さも重要なポイントとなります。

 

セキュリティ体制がしっかりしているか

デメリットでも述べた通り、社宅管理代行サービスには「個人情報が漏洩するリスク」が伴います。そのため、委託会社の個人情報保護に向けた取り組み(守秘義務やコーポレートガバナンス)がしっかりとしているかどうかは非常に重要となりますので、ご留意ください。

 

柔軟な対応ができるプランがあるか

社宅管理業務は業務内容が多岐にわたるため、企業によって委託したい業務内容もそれぞれ変わってきます。そのため、お客様のフローや運用に沿った柔軟な対応ができるプランがあるかどうか、委託会社としっかり合わせることをおすすめします。

 

取り扱い物件の数が豊富か

委託会社の取り扱うことのできる物件数が多いほど、企業や従業員のニーズ・要望に合った物件を提供することが可能となり、従業員の満足度向上にも繋がります。そのため、取り扱い物件の多さもチェックしてみてください。

 

 

6.「teNta Ace(テンタエース)」について

「teNta Ace(テンタエース)」は、NTTビジネスアソシエの社宅管理代行サービスです。サービスの内容について詳しく見ていきましょう。

 

転貸方式を採用

社宅管理代行サービスには、主に「事務代行方式」「転貸方式」の2種類があると述べましたが、「teNta Ace」では「転貸方式」を採用しています。「転貸方式」では、社宅管理代行サービス会社が借主となり社宅管理業務にあたるため、単なる事務処理のサポートにとどまらず、借主責務まで引き受けることが可能です。そのため、「転貸方式」は「事務代行方式」よりも幅広くお客様をサポートすることができます。

 

お客様の要望に合わせた豊富なサービス

「teNta Ace」では契約締結後に、お客様の業務に特化した専門チームを構成しており、お客様の要望に沿った迅速な対応が可能です。また、「敷金0プラン」や「家具家電レンタル」、「ライフラインサービス」など、豊富なオプションサービスを細かくカスタマイズすることができるため、お客様の要望に沿ったサービスを提供することができます。

 

豊富な物件数

NTTグループの信用力・ネットワークの活用によって、特定の不動産会社に偏らず、全国の不動産会社と提携をしているため、お客様の要望に沿った幅広い物件を提供することが可能です。

 

NTT品質のセキュリティ体制

「teNtaAce」では、顧客の個人情報保護に関して下記の12のセキュリティ対策を実施しており、盤石の情報管理体制を整えています。

 

法務対応の省略・コンプライアンス遵守

社宅管理では、事故・自死・貸主破産や債券差し押さえなど、法務対応が発生する場合があります。「teNta Ace」では「転貸方式」を採用しており、お客様の代わりに貸主と賃貸借契約を結ぶため、こういった法務対応も委託会社が借主として対応することが可能です。

また、社宅を自社で管理したり、「事務代行方式」での委託をする場合、貸主との契約はお客様がすることになり、知らぬ間に反社会勢力と関わるリスクも高くなってしまいます。「転貸方式」ではお客様の必要な契約は転貸会社のみとなるため、コンプライアンス面でのリスクを0にすることができます。

 

 

7.まとめ

現在、社宅管理代行サービスの数は増加しており、サービス内容も様々です。

自社の課題に合った社宅管理代行サービスを選定・利用し、従業員の働きやすい環境を作っていきましょう!