社宅管理とは？
最終更新日：2023年7月1日
社宅管理とは、企業が従業員に対して社宅を提供（貸与）した際に、企業側が行う社宅に関する管理業務のことです。
ここでは、社宅管理業務の具体的な内容・規定や社宅管理業務を代行してくれるサービスについて幅広く見ていきます。
1.社宅管理とは？
「社宅」とは、従業員が利用できる福利厚生サービスの1つであり、従業員を住まわせるために比較的安価に企業が提供(貸与)する住宅のことです。「社宅」と聞くと、家族向けに提供される住宅をイメージされる方も多いかと思いますが、独身・単身世帯向けの住宅も、企業が従業員のために用意した住宅環境であれば「社宅」に含まれます。
社宅管理とは、企業が従業員のために用意した住環境である「社宅」に関する管理業務のことで、下記のような業務があります。
社宅管理業務
- 入居・退去手続き等の不動産対応（物件手配、契約、賃料支払い等）
- 火災保険等の対応
- 入居者（従業員）対応（給与控除、更新確認等）
- 税務署への調書作成
- 入居中のトラブル対応 等
これは、管理内容の一部で、管理業務は多岐にわたるため、企業の社宅管理担当は大きな稼働がかかるとともに不動産に関わる知識も必要になると言われています。
社宅の種類
社宅には、「社有社宅」と「借上げ社宅」があります。
社有社宅：企業が直接所有する社宅。
借上げ社宅：一般賃貸物件を企業が借りて従業員へ提供する社宅。
社有社宅は、企業が所有している物件を従業員へ提供するため、各種手続きや対応などは企業と従業員間のみで完結します。しかし、不動産の修理・保守点検などの管理業務は企業が行わなければなりません。
一方、借上げ社宅は、一般賃貸物件を企業が借りて、従業員へ提供するため、企業は、従業員と不動産会社の双方との対応が必要となります。不動産の管理業務は不動産会社の所掌となりますが、契約に関わる事務作業や入居中のトラブル相談などは、社員と不動産会社の仲介となり、企業が対応する必要があります。
2.社宅管理業務の全体像
先の項で、従業員への社宅提供にあたって発生する管理業務を簡単にご説明しましたが、ここではもう少し詳しくご説明いたします。
(1)入居基準、条件の設定
社宅利用者の入居基準を定め、入居条件（同居有無、費用等）、入居期間などの諸条件を定めます。従業員から入居希望があった際に、入居条件に沿って合意を進めることが可能となります。 なお、同居有無については、一般的に配偶者・子ども・扶養する父母・祖父母・兄弟姉妹などに制限いたします。ただ、特別な事情など考慮して、「そのほか会社が認めた者」と定めておくとトラブルも少なくなります。
(2)物件探し
社宅入居希望者からの申請を受け、社内規程と社員希望に合わせた物件を探します。通常、不動産会社などに相談をして、候補物件を選定いたします。
(3)契約手続き
入居希望者の社内承認、物件貸主との賃貸契約を行います。この際に（1）で定めた契約条件から外れないように契約書の内容を交渉・調整する必要があります。契約締結後には、契約書類の押印・保管を行うとともに、火災保険、支払処理、引っ越し等の各種手続きが必要となります。
(4)月次処理
家賃の支払額の確認、支払処理の他、会社負担額・個人負担額を確定し、給与控除処理を行う必要があります。
(5)社宅の更新交渉(更新時)
更新時には、更新料の支払いや賃料の変動がございますので、内容の確認を行なうとともに、保険契約の更新も忘れずに行いましょう。 社内規程では、更新条件、更新時の連絡先窓口も定めておくとよいでしょう。 また、同居者の増減や、設備などの状況について、しっかり報告させることが大切です。
(6)税務署への支払調書作成
当該年度の社宅関連の支払調書（不動産使用料等の支払調書、非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書、不動産等の売買又は貸付けの斡旋手数料の支払調書）を作成し、税務署へ提出する業務が毎年必要となります。
(7)入居希望者、物件管理者(管理会社)との調整・連絡
契約更新時、トラブル時など、入居者と物件管理者（管理会社）とは日常的な連絡が必要になることから、連絡先をしっかり確認しておきましょう。
(8)解約時の対応
入居者からの退去申請を受け付け、貸主に解約する旨通知をいたします。いつまでに解約通知が必要となるかなど、契約書で確認することも必要です。
また、会社都合で他の社宅へ転居させる可能性も含め、社内規程などで必要な事項は整理しておくとよいでしょう。 なお、会社を辞め、社宅に家財道具や荷物を残したまま無断退去してしまった従業員がいる場合、勝手にこれらの私物を処分することができません。通常は、家族などに連絡をして引き取ってもらいますが、あらかじめ社宅使用誓約書において、「退去期限までに搬出しない場合は会社に随意処分を委ねる」旨の合意を取り付けておくとよいでしょう。
3.社宅管理規定について
社宅では、費用や設備不具合など、入居者とのトラブルが多くございます。そのようなトラブルを最小限に抑えるため、企業では、入居条件等を明確に定めた「社宅管理規程」を作成することが必要です。
NTT ExCパートナーでは、NTTグループの社宅管理業務で培ったノウハウを活かし、お客様の社宅管理規程作成のサポートもさせていただきますので、お困りごとがございましたら、ぜひお問い合わせください。
ここでは、社宅管理規定策定におけるポイントについて見ていきましょう。
社宅管理規定策定におけるポイント
■社宅の定義
目的や用途などを明確に決めておく必要があります。
■管理担当者
総務部長等、社宅管理業務に関する最終決定者を決めておく必要があります。
■社宅入居基準
社宅の入居を認める基準について決めておく必要があります。（年齢、通勤可能距離に自宅を持たない者等）
■同居者の範囲
同居者について、どういった関係性の人物(直系の親族、内縁、同性愛のパートナー等)まで同居を許可するのかを決めておく必要があります。
■禁止事項
ペットの飼育や事務所利用等、社宅での生活における禁止事項を事前に定めておくことで、入居者や管理会社とのトラブルを最小限に抑えることができます。
■転退去命令
どういった場合(規定違反があった場合等)に会社が転退去の命令をすることができるのかを明記しておきましょう。
■退去
退職や規定違反等、社宅を利用する従業員が社宅を退去する際の条件についても決めておく必要があります。
■社宅定年
入居期間や入居できる年齢などに制限を設けるのかどうかを決める必要があります。
■社宅使用料の支払い方法
社宅の使用料の支払いについて、給与控除や振込等どういった方法で支払いをするのか決める必要があります。
■社宅使用料
社宅使用料に関しては、以下の項目に留意する必要があります。
・計算期間
先払い・後払いどちらにするのか
・社宅使用料の算出方法
社宅使用料について、会社と従業員がそれぞれどのくらい負担するのかを明確にしておく必要があります。
また、傾斜使用料等がある場合は使用料の変動の詳細についても明確にする必要があります。
・新規借入・更新・解約時の負担区分
新規借入・更新・解約時にかかる費用について、会社と従業員がそれぞれどのくらい負担するのかを明確にしておく必要があります。
4.社宅管理代行サービスに任せることができる業務
社宅管理代行サービスとは、自社の社宅管理業務を外部の委託会社へアウトソーシングできるサービスです。
社宅管理業務は内容が幅広く、高い専門性も求められることから、現在、法人契約されている国内賃貸物件の75%が外部の委託会社によって管理されており、社宅管理代行サービスが主流となってきています。
ここでは社宅管理代行サービスへ任せることのできる業務について触れていきます。
社宅管理代行サービスについては、別の記事で詳細に記載しておりますのでそちらもご覧ください。
■物件の手配
物件情報を収集・提供するとともに、引っ越しの手配や見積もり・支払等まで代行することが可能です。
■契約・更新手続き
新規契約や契約の更新の際に発生する、契約内容の確認や修正・契約書への捺印等の業務を代行することが可能です。
■支払業務
社宅管理業務で発生する費用(賃料等)の支払いや、支払調書等の帳票の作成まで代行することが可能です。
■解約手続き
従業員が社宅を解約する際の貸主への通知や解約書類の作成・提出、敷金の精算作業等を代行することが可能です。
■入居者・管理者対応
社宅でのトラブルや問い合わせなど、社宅に入居した後の対応も代行することが可能です。
5.社宅管理代行サービスを選ぶ上でのポイント
現在、社宅管理代行サービスを展開する会社は多く存在しており、サービスの内容も多岐にわたります。そこで、社宅管理代行サービスを選定するにあたって確認しておくべきポイントを紹介していきます。
■実績があるか
社宅管理代行サービスの利用による企業の稼働・コスト削減効果を大きくするためにも、委託会社の取り扱うことのできる業務の豊富さや実績は非常に重要です。
■セキュリティ体制がしっかりしているか
社宅管理代行サービスの利用には、「個人(従業員)情報の漏洩リスク」が発生します。委託会社のセキュリティ体制やコンプライアンス意識がしっかりしているのかは必ず確認しておきましょう。
■柔軟な対応ができるプランがあるか
社宅管理業務は業務内容が幅広いため、企業によって委託したい業務内容も異なります。企業の課題やフローに沿った柔軟な対応ができるのかどうか、委託会社へ確認することをお勧めします。
■取り扱い物件数が豊富か
委託会社の取り扱い物件数が多いほど、企業や従業員の要望に沿った物件提供が可能となり、従業員の満足度向上につながります。
NTT ExCパートナーの社宅管理代行サービス「teNta Ace(テンタエース)」では、お客様の稼働・コストの大幅削減や社宅管理業務における様々なリスク回避を実現します。
「teNta Ace(テンタエース)」の特徴
◎「転貸方式」を採用し、社宅管理業務を最大90%代行可能！借主業務におけるリスク回避も実現！
◎お客様毎に専門チームを構成しており、迅速で柔軟な対応が可能！
◎豊富なオプションサービスを細かくカスタマイズ可能なため、お客様の要望に沿ったサービス提供を実現！
◎全国の不動産会社とのネットワークを活用し、お客様の要望に沿った物件提供を実現！
6.まとめ
福利厚生サービスのうち、「住宅関連」は多くの従業員が重要視しているサービスです。その一つである「社宅」については、リモートワークなど働き方が多様化している昨今、従業員が求める条件なども様々になっております。
ぜひNTT ExCパートナーの社宅管理代行サービス「teNta Ace（テンタエース）」をご利用いただき、従業員が満足できる社宅提供を実現してみませんか？
NTT ExCパートナーグループでは、社宅管理業務だけでなく、多様な働き方に対応した様々な福利厚生サービスのご提供をしておりますので、お困りごとがございましたら、ぜひご相談ください。
執筆者情報
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株式会社NTT ExCパートナー |
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株式会社NTT ExCパートナーは、2023年7月1日に、ヒューマン・キャピタル分野における戦略会社として、NTTビジネスアソシエとNTTラーニングシステムズを経営統合いたしました。お客さまが抱える事業課題に真摯に耳を傾け、EXやCXの価値向上に資するサービスをご提供することで、社員と企業双方の持続的な成長を支援してまいります。 |
