重たかった社宅管理業務の負担が「teNta Ace」導入で70%減！ 空いたリソースで新たな業務に挑戦中

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• 社宅代行・社宅管理代行サービス「teNta Ace（テンタエース）」

NTT ExCパートナーが提供する社宅管理代行サービス「teNta Ace」。株式会社ソディック様に導入していただいており、様々な社宅管理業務をサポートしています。同社で社宅管理業務を担当する日和佐様に、導入に至った背景や利用法、メリットなどを伺いました。

契約、更新、解約…社宅管理業務の様々な負担

―「teNta Ace（テンタエース）」を導入した背景を教えてください。

会社の方針としては、個人情報を扱う際におきる管理リスクや契約、更新、解約などの手続きでのミス、トラブルを防ぐために導入したというのが大きな背景となります。
また、社内の人事制度が刷新され、今後組織活性化を目的とした拠点間の異動による社宅の入退去の増加が見込まれることも理由としてありました。

私個人としても、国内すべての社宅管理業務を担っていたため負担が大きかったことと、引継ぎの際にスムーズに他の部員へ引継ぐことができるようなシンプルな業務フローに変更したいという考えが背景にありました。

―社宅管理業務というと、例えばどのようなものがあるのでしょうか？

たくさんあります。例えば、不動産会社とのやり取り、申込書類作成、契約書の確認や押印、社員からの問い合わせ対応、更新手続き、解約時の原状回復に関わる対応…。まだまだたくさんありますが、すぐに思いつくだけでもこれだけあります。

年に30件ほどの新規の社宅契約があり、同時に更新や解約などもあるので、常に何かしらが動いている状況ですね。

―日和佐さんは不動産関係の仕事経験はあったのですか？

いえ、全くありませんでしたので、この業務を担当するようになってから、業務をやりながら知識を身につけていきました。もちろん、専門的なことでわからないこともあるので、そこは不動産会社の方に聞いたりはしていましたが、そうしたやり取りも手間がかかりますし、大変ではありましたね。

teNta Aceを選んだ3つの理由

―社宅管理を委託できるサービスは様々ありますが、teNta Aceを選んだ理由は？

社宅の代行スタイルとして、事務代行方式と転貸方式がありますが、会社方針として、業務削減量が大きい転貸方式で検討を進めていました。
転貸方式のサービスを取り扱っている会社の中でteNta Aceを選んだ理由は3点あります。

1つ目は、物件を探すときにteNta Aceに窓口が一本化されるという点です。他のサービスは複数の不動産会社と入居者が物件選定の際、やり取りする必要があるため、入居者に負担がある内容でした。
teNta Aceの場合、指定仲介会社の1社が対応するため、入居者がやり取りする会社が1社となるため、物件選定の負担が少なく魅力的でした。

2つ目が、ランニングコストです。他にも数社の委託先を検討していましたが、teNta Aceが一番ランニングコストに優れていました。少し高いと感じた火災保険料もご相談したところより安価なプランをご提案いただきました。コストメリットが他社よりあるため社内決裁も取りやすかったです。

そして、3つ目が担当者の方の印象の良さです。他の会社と比べてとても早くて、やり取りが丁寧でレスポンスも早いため大変助かりました。今後パートナーとしてお付き合いをしていく中で、こうした姿勢は信頼にも繋がりましたし、安心して依頼できると感じられたのは大きかったですね。

―サービスはどのように利用されていますか？

teNta Aceを導入することで、入居者はWeb上の社宅受付システムを使えるようになり、そこに情報などを入力してもらうことで契約まで進めることができます。私は、そのシステムの案内と、teNta Aceの担当者への入居者情報の引き継ぎ、契約開始前の社内決裁といった業務のみになりました。ほとんどのやり取りは、入居者とteNta Aceの担当者のみで進めてもらっています。

90%を超えていた社宅管理業務が20〜30%に激減

―導入したメリットは感じていますか？

はい、すごく感じています。導入前は、私の業務の90%以上が社宅管理業務でした。それが、今では20〜30%程度に縮小することができたのです。これは、先程話したように、ほぼ全ての社宅管理業務をteNta Aceにお願いできているおかげです。

例えば、負担の大きかった原状回復における不動産会社との交渉も、全てteNta Aceの専門スタッフが行ってくれます。専門スタッフの方は、不動産のプロですので、交渉もスムーズで、入居者にも余計な負担をかけることがありません。状況によっては、入居者から私に直接問い合わせがくることもありますが、話を聞いて、それを専門スタッフに引き継ぐことで、追加交渉などもしてくれます。業務量の負担が減ったことはもちろん、精神的にもかなり楽になっています。

―専門スタッフの存在が助けになっているのですね。

そうですね。その他にも、社宅管理業務には、入居者の引っ越しの手続きなどもあります。
teNta Aceのサービスでは、物件探しと並行して、引越サービスも同時進行で進みます。
入居者の荷物量確認後、相見積を取り都度その条件に応じて最もコストが安くなるような引っ越し会社の手配をしてくれるのです。引っ越し業者のクオリティも高いため、クレーム数も少なく、満足しています。

専門スタッフの存在はもちろん、こうした一つひとつの管理業務においても、導入したメリットは大きいと感じています。

―入居者からの反応はどうですか？

teNta Aceを導入するまでは、不動産会社からのレスポンスが遅い場合、入居者とのやり取りがスムーズに進まないことが多々ありました。不動産会社からレスポンスがないと手続きが滞るだけでなく、入居者は不安な気持ちになります。

teNta Ace導入後は、担当者のレスポンスも早いため入居者からの相談・悩み事は大きく減りました。teNta Ace側でも、より対応力のあるスタッフを割り当てしてくれるなど、日々改善してくれています。そうした姿勢も、我々としてはうれしいですし、長く使い続けたいと思えるポイントですね。

負担が減ったおかげで念願だった新規サービス導入に向けた取り組みに力を注ぐことができる。

―人事制度が刷新されたという話もありましたが、組織としての今後の展望を教えてください。

まず、総務部としては、引き続き従業員の福利厚生、満足度向上のためのサービスを企画、検討していきたいと考えています。今後、会社の組織体制も大きく変わり、新たな方針を打ち立て挑戦していくフェイズに入っていきます。そうした中で、一人ひとりの従業員が仕事で成果を生み出せるように、総務部としてサポートしていきたいです。

―日和佐さんご自身の中では、取り組みたい業務などはありますか？

はい、もちろんあります。現在取り組み中の案件となりますが、営業・サービスマンの活動支援に繋がる新規サービスの導入を既に進めています。本件の対応も社宅業務の負担が減少することで着手できた取り組みとなり、今後このような、会社にとって有益なサービスはどんどん取り組んでいきたいです。

現在は、社宅管理業務の負担が大幅に軽減されているので、上記取り組み以外にも社員等からの問い合わせや依頼があった場合は迅速なレスポンスが出来ており、その点もプラスの効果をもたらしています。

―会社として、とても意義のある仕事ですね。

はい、より注力していきたいです。そのために、もっと社宅管理業務の負担を減らせないかと、今teNta Aceのご担当者様と調整をしているところでもあります。社宅を利用している社員の管理でお願いできる範囲を広げられないか、いろいろと検討していただいているところなのです。それが実現すれば、20〜30％を占める業務が10%程度になる可能性もあります。そうなれば、その他の総務業務で様々な挑戦ができるようになります。

teNta Aceを導入する前は、こうした新しい業務への挑戦なんて考えもできませんでした。社宅管理業務は本当にやることが多く、負担も大きいです。もし、他の企業で社宅管理業務に負担を感じている方がいらっしゃいましたら、ぜひteNta Aceを検討していただきたいですね。