借り上げ社宅管理業務の手順
最終更新日：2023年7月1日
借り上げ社宅管理業務は、社宅の利用申請の受領から物件手配・退去手続き等、非常に多岐にわたります。また、業務の中には不動産会社等との交渉が発生するものもあるため、高い専門性も求められます。
今回は、借り上げ社宅業務手順に沿いながら、それぞれの業務の詳細を見ていきましょう。
借り上げ社宅管理業務の主な業務手順は以下の通りです。
1.借り上げ社宅利用申請の受領
2.物件の手配
3.入居手続き
4.家賃支払管理(月次業務)
5.支払調書の作成・提出(年次業務)
6.契約更新の手続き
7.物件の退去手続き
8.その他(随時対応)
1.借り上げ社宅利用申請の受領
従業員から借り上げ社宅の利用申請があると、その従業員が借り上げ社宅の入居条件に満たしているか等を確認する必要があります。
利用申請については、異動時期や新入社員の入社時期にまとめて来ることが多く、短期間で大量の申請への対応が必要となります。
2.物件の手配
借り上げ社宅として契約できる物件探しを行う必要があります。
従業員の借り上げ社宅利用申請を受領したのち、社内の社宅利用規定※を前提に、従業員の希望を考慮した物件を、不動産会社等と連携し選定していきます。
※入居条件や社宅での禁止事項等を企業が明確に定めたもの。
3.入居手続き
従業員の利用する借り上げ社宅が決まれば、次は入居に関する手続きを行う必要があります。
入居手続きには主に以下の業務があります。
〇契約手続き
物件が決まると、続いて物件の貸主となる不動産会社等との契約締結を行う必要があります。
契約の締結にあたって、契約書類をチェックし契約内容が適切かどうかを判断しなければなりません。この際、必要に応じて不動産会社等との交渉業務も発生するため、不動産に関する専門的な知識が求められます。
また、契約締結に伴って、押印業務や契約書類の郵送業務等の出社を要する業務も発生します。
〇初期費用の支払い
契約手続き終了後、初月の賃料や敷金や礼金、仲介手数料等の初期費用を貸主へと支払う必要があります。
また、社内の社宅管理規定や物件の契約内容によっては、火災保険の加入等も必要になるため、保険料の支払い業務も発生します。
ここまでの「契約手続き」「初期費用の支払い」等の業務が終了して初めて、従業員が物件に入居できる状態となる場合がほとんどです。
一般的に、「契約」から「初期費用の支払い」までの期間が短く、迅速な支払対応が求められます。
〇従業員の引っ越し手続き
従業員が物件に引っ越すための手続きについても、社宅管理業務に含まれる場合が多いです。
具体的には、引っ越し業者の手配やスケジュール調整、引っ越し費用の支払い等の業務があります。
3月等は引っ越し業者が見つかりにくい時期となるため、注意が必要です。
〇従業員情報の管理
どの物件に誰が住んでいるのかや、借り上げ社宅の賃料の負担割合等の社宅利用者に関する情報をまとめ、管理する必要があります。
4.家賃支払管理(月次業務)
入居後は、毎月の賃料の支払い業務が必要となります。
物件ごとに賃料の支払額・借り上げ社宅利用者の負担額に間違いがないかを確認し、データとして管理する必要があります。また、借り上げ社宅利用者の負担額の支払い方法は給与控除が一般的となっているため、給与控除処理の担当者へ処理の依頼をする必要もあります。
5.支払調書の作成・提出(年次業務)
年次業務として、社宅に関する支払調書の作成・提出が必要です。
年に1回の業務にはなりますが、作成には専門的な知識が必要です。また、貸主が個人で借主が法人の場合は、貸主のマイナンバーを収集する必要もあります。そのため、この支払調書の作成・提出が社宅管理業務の中でも最も稼働がかかると言われています。
また、貸主のマイナンバーを収集する場合には、マイナンバーの管理も必要です。マイナンバーは個人情報となるため、厳重なセキュリティ対策の元、管理しなければなりません。
6.契約更新の手続き
物件の更新時期になると、物件に住む従業員へ更新をするかどうかを確認する必要があります。
物件を更新しない場合は、「7.物件の退去手続き」を実施する必要があります。
物件を更新する場合は、貸主から提示される更新条件を確認したのちに、契約更新手続きを行います。その後、更新料等の費用を支払います。また、火災保険等に加入している場合は、その更新手続きと更新料の支払いも必要です。
7.物件の退去手続き
従業員が社宅物件の更新をしない場合や、借り上げ社宅に住む従業員が異動となる場合、従業員の退去手続きを行う必要があります。
退去手続きについては主に以下のような業務があります。
〇貸主へ物件の解約と退去通知
貸主となる不動産会社等へ物件を解約する旨を伝える必要があります。
入居時の契約内容にもよりますが、一般的に解約する1か月前までに通知を行います。
また、解約を通知する際に、併せて退去予定日の通知も必要です。
〇従業員の退去実施
物件の鍵の返却や退去の立ち合い等の退去に関わる業務を実施する必要があります。
〇費用精算
退去・解約をした場合、原状回復費用の精算を行う必要があります。
原状回復費用については、貸主との負担割合や範囲等を確認しながら必要に応じて交渉業務も発生するため、不動産に関する専門的な知識が求められます。
入居時に支払う敷金については、原状回復費等の退去時に発生する費用によって、残額が返金される場合と、不足分を追加で支払う場合があります。
8.その他(随時対応)
上記のようなルーティーン業務以外にも、必要に応じて以下の随時業務も発生します。
〇従業員情報の更新
「2.入居手続き」にて、従業員情報の管理が必要と記載しましたが、役職や家族構成等に変更があった際、社宅管理業務担当者で管理している従業員情報も最新のものに更新する必要があります。
〇契約内容変更の確認
「物件の契約内容が変わった場合、変更点を確認する必要があります。
〇入居中物件の設備故障の対応
「設備故障時には管理会社との間に入り、修理日程の調整や修理費用の支払いをする必要があります。
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まとめ
今回は、一般的な社宅管理業務の業務手順とその詳細について紹介してきました。
冒頭でも述べた通り、社宅管理業務は内容が幅広いかつ専門性が求められるため、自社で行う場合は担当者の稼働が非常に大きなものになってしまいます。
社宅管理代行サービスでは、上記にあるような社宅管理業務の最大90％を代行することができます。そのため、社宅管理代行サービスを利用することで、社宅管理業務の効率化を実現することが可能です。
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執筆者情報
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株式会社NTT ExCパートナー |
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株式会社NTT ExCパートナーは、2023年7月1日に、ヒューマン・キャピタル分野における戦略会社として、NTTビジネスアソシエとNTTラーニングシステムズを経営統合いたしました。お客さまが抱える事業課題に真摯に耳を傾け、EXやCXの価値向上に資するサービスをご提供することで、社員と企業双方の持続的な成長を支援してまいります。 |
